Entente de traitement des renseignements personnels
Objet
La présente entente régit le traitement, par Solutions Zéro (l'« éditeur »), des renseignements personnels que l'entreprise abonnée (le « titulaire ») saisit ou fait saisir dans le service au sujet de ses employés, de ses sous-traitants et des autres personnes dont elle répond.
Elle tient lieu du contrat écrit qu'exige l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, la « Loi »). Elle complète les conditions d'utilisation. Le Code civil du Québec y est cité « C.c.Q. ».
Rôles
Le titulaire est la personne qui exploite l'entreprise au sens de la Loi ; il est responsable de la protection des renseignements personnels qu'il détient (Loi, art. 3.1). Il détermine les renseignements qu'il recueille, les fins auxquelles il les destine et les personnes qui y ont accès. La conformité de ses pratiques lui incombe.
L'éditeur agit à titre de sous-traitant du titulaire : il exécute le contrat de service que ce dernier lui confie (Loi, art. 18.3 ; C.c.Q., art. 2098). Il ne traite les renseignements qu'aux seules fins de la fourniture du service.
Acceptation
L'acceptation de la présente entente est préalable au paiement de l'abonnement. Elle s'exprime par une case à cocher propre à la présente entente et vaut signature du titulaire (C.c.Q., art. 1386 et 2827 ; Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, RLRQ, c. C-1.1, art. 39). L'éditeur consigne la version acceptée ainsi que la date et l'heure de l'acceptation.
Instructions du titulaire
L'éditeur traite les renseignements conformément aux instructions du titulaire. Ces instructions résultent de la configuration du service, des gestes posés sous les comptes du titulaire et des présentes.
L'éditeur qui estime qu'une instruction contrevient à la loi en avise le titulaire sans délai.
Renseignements visés
Le titulaire détermine seul les renseignements qu'il saisit dans le service et les fins auxquelles il les destine. Leur collecte, leur nécessité et l'information des personnes concernées lui incombent (Loi, art. 5 et 8). Le service est conçu pour recevoir les catégories de renseignements suivantes :
| Catégorie | Renseignements | Fin |
|---|---|---|
| Identité et coordonnées | Nom, adresse, téléphone, courriel, personne à joindre en cas d'urgence | Tenue des dossiers d'employés |
| Emploi | Métier, classification, date d'embauche, statut, formations et cartes de compétence | Gestion de la main-d'œuvre |
| Heures | Heures travaillées, affectations | Feuilles de temps et transmission au logiciel de paie du titulaire |
| Santé et sécurité du travail | Rapports d'accident, dossiers de lésion, registres, inspections | Obligations du titulaire en santé et en sécurité du travail |
| Pièces du coffre | Pièces d'identité, pièces des dossiers d'employés, cartes de formation | Conservation des pièces du titulaire |
| Géolocalisation | Position des véhicules de la flotte, lorsque le titulaire active le suivi | Gestion de la flotte |
Le service ne recueille ni le numéro d'assurance sociale, ni le salaire.
Il incombe au titulaire qui active le suivi des véhicules de se conformer aux lois et règlements applicables au relevé de données de géolocalisation, notamment d'informer au préalable les personnes concernées du recours à cette technologie (Loi, art. 8.1). Le service affiche la position en temps réel et n'en conserve pas l'historique. La position provient du système de suivi de véhicules auquel le titulaire est abonné ; sa conservation relève de ce système.
Usage limité
L'éditeur n'utilise les renseignements qu'aux seules fins de l'exécution de la présente entente (Loi, art. 12 et 18.3). Il s'interdit de les vendre, de les employer à quelque fin commerciale ou publicitaire qui lui soit propre et de les communiquer de sa propre initiative, sous réserve de ce qu'exige une loi ou une ordonnance (Loi, art. 13 et 18).
Confidentialité
Toute personne que l'éditeur autorise à intervenir sur le service souscrit, avant toute intervention, un engagement de confidentialité écrit et signé (Loi, art. 18.3). Elle n'accède aux renseignements que par la voie et aux conditions prévues à la section « Accès de l'éditeur » : aucune voie dans le service, et une autorisation écrite et signée du titulaire.
Mesures de sécurité
L'éditeur répond de la protection des renseignements sur ses serveurs. Il y applique les mesures suivantes (Loi, art. 10 et 18.3) :
- l'hébergement au Québec ;
- une base de données distincte par titulaire ;
- le chiffrement des communications entre le navigateur et le service ;
- le chiffrement, sous une clé propre à chaque licence, des pièces des dossiers d'employés, des cartes de formation et des dossiers de lésion ; une copie de la seule base de données du titulaire ne suffit pas à en permettre la lecture. Le service ne comporte aucun écran par lequel l'éditeur les consulte ; l'accès par le serveur est régi par la section « Accès de l'éditeur » ;
- le chiffrement des secrets confiés au service ;
- le chiffrement des copies de sauvegarde ;
- l'accès au serveur par clé, réservé à l'éditeur.
Outils mis à la disposition du titulaire
Le service met à la disposition du titulaire des outils propres à l'exercice de ses obligations, soit les permissions d'accès, le numéro d'identification personnel, l'authentification à deux facteurs, le journal des accès aux renseignements sensibles, le journal des gestes signés, le registre des demandes d'accès et de rectification, le registre des communications, le registre des incidents de confidentialité et l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Le réglage et l'usage de ces outils incombent au titulaire. L'éditeur ne répond ni de l'usage que le titulaire en fait, ni de la conformité de ses pratiques.
Accès de l'éditeur
Le service ne comporte aucune voie par laquelle l'éditeur accède aux renseignements. L'accès ne s'exerce que sur le serveur, en vertu d'une autorisation écrite et signée du titulaire, née d'une demande de soutien, qui en fixe la portée et l'échéance.
Lorsque la sécurité ou l'intégrité des données du titulaire ou du service est menacée, l'éditeur intervient sans autorisation préalable. Il en avise le titulaire sans délai.
Toute intervention de l'éditeur est inscrite au journal du titulaire.
Par exception, l'éditeur reçoit du service le nom, le titre et les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels que le titulaire y a désigné, aux seules fins de lui donner les avis prévus à la présente entente, et mis à jour à chaque changement de cette désignation.
Relevé d'usage
L'éditeur relève, par un procédé automatisé et en consultation seule, des compteurs agrégés par licence, soit le nombre de comptes actifs, la date de la dernière activité, les dénombrements par module, la taille de la base de données et l'état technique. Ce relevé ne porte sur aucun renseignement personnel. Il sert essentiellement à l'exploitation, à l'entretien, au développement, à la sécurité et à la facturation du service.
Tiers et lieu de conservation
Les renseignements sont hébergés au Québec, au centre de données d'OVH situé à Beauharnois. Les copies de sauvegarde sont conservées sur un second serveur, situé au Québec dans un centre de données distinct.
Le service a recours aux tiers suivants. Les communications résultent des entrées et des usages du titulaire ; l'éditeur ne transmet rien de sa propre initiative. Certains de ces tiers sont établis hors du Québec (Loi, art. 17) :
| Tiers | Ce qui est communiqué | Lieu |
|---|---|---|
| Google (API Gemini) | Quand l’organisation a saisi sa clé de ce fournisseur, ou, à défaut, avec la clé de l’éditeur, et choisi un de ses modèles, ce que l’utilisateur soumet aux fonctions d’intelligence artificielle : plans et devis d’une analyse take-off, photos de reçus et de pièces, formulaires photographiés, fiches SIMDUT, ligne d’en-tête d’un fichier d’import à apparier, questions ; les données du titulaire que ces fonctions emploient | États-Unis |
| Anthropic | Quand l’organisation a saisi sa clé de ce fournisseur, ou, à défaut, avec la clé de l’éditeur, et choisi un de ses modèles, ce que l’utilisateur soumet aux fonctions d’intelligence artificielle : plans et devis d’une analyse take-off, photos de reçus et de pièces, formulaires photographiés, fiches SIMDUT, ligne d’en-tête d’un fichier d’import à apparier, questions ; les données du titulaire que ces fonctions emploient ; et, pour l’assistant du soutien (Aide & Références), les questions qui lui sont posées et les échanges précédents de la conversation, sans donnée de la base du titulaire ni l’identité de l’utilisateur | États-Unis |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | La ville et la province des chantiers actifs (géocodage), jamais leur adresse civique ; aucun nom de personne | Royaume-Uni |
| Open-Meteo | Les coordonnées géographiques de cette municipalité ; aucun renseignement personnel | Sans incidence |
| Stripe | Ce que le payeur saisit au paiement de l’abonnement, hors du service | États-Unis |
| OVH | L’hébergement et l’envoi des courriels du service | Canada (Québec) |
Le recours à ces fonctions relève du titulaire, à qui il incombe de procéder à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qu'exige la Loi avant toute communication d'un renseignement personnel à l'extérieur du Québec (Loi, art. 17).
Le service comporte un module consacré à cette évaluation. Le titulaire y trouve un formulaire d'évaluation ainsi que la description, prête à y être citée, des mesures du service et des tiers auxquels il a recours. La Loi ne prescrit aucune forme à cette évaluation.
La liste des tiers à jour est tenue dans le service, au module consacré à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Le tiers auquel a recours une fonction nouvelle est annoncé au titulaire à la mise en service de cette fonction. Le tiers dont le titulaire ne peut écarter l'usage fait l'objet d'un avis transmis 30 jours avant sa prise d'effet.
Évaluations de l'éditeur
L'éditeur procède à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de son service (Loi, art. 3.3). Ses évaluations sont communiquées sur demande adressée à rprp@solutionszero.ca.
Assistance au titulaire
La demande d'accès ou de rectification qu'une personne adresse à l'éditeur au sujet d'un renseignement confié par un titulaire est transmise à ce dernier, à qui il incombe d'y répondre (Loi, art. 30 et 32).
La description des mesures de sécurité et des tiers nécessaire à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du titulaire est mise à sa disposition dans le service, au module consacré à cette évaluation (Loi, art. 3.3).
Violation et incident de confidentialité
L'éditeur avise sans délai le titulaire ou son responsable de la protection des renseignements personnels de toute violation ou tentative de violation, par quiconque, des obligations de confidentialité qui portent sur les renseignements (Loi, art. 18.3). À défaut de responsable désigné, l'avis est donné à la personne qui exerce la plus haute autorité chez le titulaire (Loi, art. 3.1).
L'avis énonce, dans la mesure où l'éditeur les connaît, la nature de l'incident, les renseignements et les personnes touchés ainsi que les mesures prises.
Il incombe au titulaire d'évaluer le risque de préjudice, d'aviser la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées lorsque la Loi l'exige, et de tenir son registre (Loi, art. 3.5 et 3.8). L'éditeur lui prête son concours.
Le titulaire est tenu de signaler sans délai à l'éditeur toute faille, tout soupçon, toute crainte ou toute inquiétude touchant la sécurité du service ou la confidentialité des renseignements. Il veille à ce que ses utilisateurs en fassent autant. Le signalement s'effectue par une demande de soutien, sans préjudice du recours au frein d'urgence.
Vérification
L'éditeur permet au responsable de la protection des renseignements personnels du titulaire d'effectuer toute vérification relative à la confidentialité des renseignements (Loi, art. 18.3). Le responsable en avise l'éditeur par écrit au préalable, et les parties en arrêtent les modalités. L'avis ne fait pas obstacle à la vérification. La vérification s'exerce sans porter atteinte à la sécurité du service ni aux données des autres titulaires.
Fin de l'entente et destruction
La présente entente a la durée de l'abonnement et de la dormance qui le suit.
Au terme de l'abonnement, la licence entre en dormance pour une durée de 45 jours. Pendant la dormance, le titulaire consulte ses renseignements et les extrait ; il ne peut les modifier. À l'expiration de la dormance, les renseignements sont détruits de manière irréversible (Loi, art. 18.3 et 23). Les copies de sauvegarde qui les contiennent s'éteignent dans les 7 jours qui suivent. La clé de chiffrement du coffre du titulaire est détruite avec les pièces qu'elle protège.
L'éditeur ne conserve aucun renseignement confié par le titulaire au-delà de ces délais, à l'exception de ceux dont une loi lui impose la conservation, notamment les renseignements portés à ses factures (Loi, art. 23 ; Loi sur l’administration fiscale, RLRQ, c. A-6.002, art. 34 et 35.1).
Sur demande adressée à support@solutionszero.ca, l'éditeur confirme par écrit la destruction. Les obligations de confidentialité et de destruction survivent à la fin de la présente entente.
Responsabilité
Chaque partie répond de ses propres manquements (C.c.Q., art. 1458). Les limites de responsabilité prévues aux conditions d'utilisation s'appliquent à la présente entente (C.c.Q., art. 1474).
Préséance
En cas de divergence entre la présente entente et les conditions d'utilisation quant au traitement des renseignements confiés par le titulaire, la présente entente prévaut.
Droit applicable
Avant de saisir un tribunal, la partie qui invoque un différend en avise l'autre par écrit. L'avis destiné à l'éditeur est adressé à juridique@solutionszero.ca. Les parties disposent d'un délai de 30 jours à compter de l'avis pour régler le différend à l'amiable (Code de procédure civile, RLRQ, c. C-25.01, art. 1). Le présent alinéa ne fait pas obstacle à une mesure urgente ou conservatoire.
La présente entente est régie par les lois applicables au Québec (C.c.Q., art. 3111). Tout litige relève de la compétence des tribunaux du Québec (C.c.Q., art. 3148) ; le district judiciaire est celui que désigne le Code de procédure civile (art. 41 et 42).
Les dispositions législatives citées aux présentes s'entendent de leur version en vigueur à la date d'entrée en vigueur de la présente entente, ainsi que de toute disposition qui les remplace.
Coordonnées
Solutions Zéro
Responsable de la protection des renseignements personnels : le président,
rprp@solutionszero.ca.
Commission d’accès à l’information du Québec :
- à Québec : 525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 2.36, Québec (Québec) G1R 5S9, téléphone 418 528-7741 ;
- à Montréal : 2045, rue Stanley, bureau 900, Montréal (Québec) H3A 2V4, téléphone 514 873-4196 ;
- sans frais : 1 888 528-7741 ;
- www.cai.gouv.qc.ca.